Everything about e-Invoice and electronic invoices from Pranke GmbH.

Question

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Gemäß der ZUGFeRD-Spezifikation sind EDIFACT INVOIC mit den BGM-Qualifiern 380, 84 und 389 zulässig.

Für Pranke Elektronische Rechnung (PER)  werden Gutschriften vom Typ 381 in Rechnungskorrekturen vom Typ 380 umgewandelt.

Auszug aus “Das ZUGFeRD-Format_1p0.pdf”:

891  5.1 Definierte Rechnungsarten
892  Es werden bei ZUGFeRD die folgenden Rechnungsarten unterstützt:
893  ZUGFeRD Basic
894  • Handelsrechnung (Rechnung für Waren und Dienstleistungen) mit dem Code 380
895  • Bescheide (z. B. Zahlungsaufforderung von Behörden) mit dem Code 380
896  Kaufmännische Gutschrift (z.B. Rechnungskorrektur/Storno) mit negativen Werten (Code 380)
897  In ZUGFeRD Comfort zusätzlich:
898  • Wertbelastung/Wertrechnung ohne Warenbezug (Code 84)
899  • Wertgutschrift ohne Warenbezug mit negativen Werten (Code 84)
900  In ZUGFeRD Extended zusätzlich:
901 • Selbst ausgestellte Rechnung (Steuerrechtliche Gutschrift/Gutschriftsverfahren, Code 389)
902  • Selbst ausgestellte Gutschrift mit negativen Werten (Code 389)

Quelle: https://www.ferd-net.de/downloads/zugferd-1.0/index.html

IT terms
Cross Docking Procedure in which goods pre-picked for a final destination in a distribution warehouse are only redistributed at package level.
CRP program The Cyclic Replenishment Program is a procedure for the regular replenishment of articles.
EAN The international (formerly European) article number is an internationally unique article identification.
EANCOM A subset of EDIFACT, carried by EAN.UCC, specifically for retail and consumer goods.
EAN International The umbrella organisation for the allocation of article and company identifications looks after various standards, including EANCOM.
EAN.UCC The umbrella organization of EAN International and UCC.
EDI Electronic Data Interchange is a generic term for the structured exchange of data between applications.
EDIFACT Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport is an internationally standardized basic standard of EDI, supported by UN and ISO.
GLN The Global Location Number is an internationally unique identification of a company and is assigned by the EAN.UCC.
GTIN The Global Trade Item Number is the successor of the EAN and UPC.
Material EDI The profile of the DTB for data exchange between producer and supplier.
NCTS The New Computerized Transit System is a computerized transit system in Europe in connection with customs.
PLV The passive contract processing.
SSCC The Serial Shipping Container Code is an EAN package identifier.
Subset A subrange of a standard, e.g. EANCOM from EDIFACT.
UPC The Universal Product Code is an equivalent of the EAN in the USA.
VAN The Value added network is a value-added service, i.e. networks with additional services to the pure connection.
WWS profile EANCOM application profile for lifestyle retail
XML/EDI Electronic Data Interchange using eXtensible Markup Language describes electronic data interchange using XML or approaches such as ebXML, Bizztalk, but not yet a standard.
Question

Information on bank details can be provided in segment FII.

This is located in segment group 2 and is usually indicated after the NAD segment for the invoicing party as follows:

Financial Institution Information (Bankverbindung)

Financial Institution Information (Bankverbindung)

Complete Ruleset

Insert the following code via clipboard into the desired segment group 2 and add your corresponding information:

 

Question

What if there is no GLN available for a trading Partner you want to Exchange data with?

eBiss facilitates Partner recognition by the adress in the UNB Segment of incoming Messages. If for a trading Partner no GLN is known, please use one of the following alternatives:

  1. TNR and the qualifier 53,
  2. Telephone number with qualifier 12,
  3. An ID you defined with qualifier ZZZ or
  4. BFA and the qualifier PH(as used in the Pharma industry).

This list is not concluding, and used as sample.
Alternative UNB Adresse

Question

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Das komprimierte PDF ist zwar immer noch ein gültiges PDF, aber kein PDF/A-3 mehr. Der Kompressionsvorgang komprimiert im wesentlichen die beiden eingebettetet Font-Files (Arial-Bold und Arial) und entfernt dabei auch gleich sämtliche XMP-Metadaten. Die eingebetteten XML-Dateien bleiben erhalten. Damit ist das Ganze weder PDF/A-3 noch ZUGFeRD konform. Ein ZUGFeRD-Extraktror würde deshalb auch dieses File ablehnen, weil keinerlei Identifikation auf ZUGFeRD enthalten ist.

Question

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Sie senden z.Bsp. eine Nachricht mit multiplen UNH Segementen, also mehrerer Rechnungen.
Diese werden auf dem PER System pro UNH, also pro Rechnung abgearbeitet. D.h. sie bekommen für jede einzelne Rechnung einen Nachricht mit PDFA-3 Attachment in dem dann genau diese Rechnung visualisiert ist. Eingefügt wird die EDIFACT Nachricht, welche nur das UNH Segment beinhaltet welches für diese Rechnung relevant ist, plus das dazugehörige ZUGFeRD.xml.

Den Prozess kann man vergleichen mit dem Rechnungsdrucker im Büro:

Jede Rechnung wird einzlen gedruckt und ggfs. gesammelt an einen Empfänger couvertiert.
Diese können Sie entweder nur für sich archivieren, oder auch über den entsprechenden Service als PDFA-3 dem Rechnungsempfänger zukommen lassen.

Question

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Automatischer Freitext auf Rechnungen deren postalische Rechnungsempfängeradresse nicht in Deutschland ist:

VAT reversed (reverse-charge-system)

Pranke Elektronische Rechnung

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Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Der Karlsruher EDI-Dienstleister Pranke validiert EDIFACT-Rechnungen passend für die ZUGFeRD-Vorgaben und stellt die PDF-Dokumente zur Langzeitarchivierung ein.

Langzeitarchivierung elektronischer Rechnungen

Am effizientesten ist die elektronische Rechnung, wenn sie eine EDI-Struktur aufweist. Damit ist die unterbrechungsfreie und automatische Weiterverarbeitung zwischen Sender und Empfänger gewährleistet. Unternehmen, die Rechnungen im digitalen EDIFACT-Format (INVOIC) von Anwendung zu Anwendung versenden, nutzen den Service eGate „Pranke Elektronische Rechnung“. Das Dokument ist zeitgleich mit den Pflichtfeldern des ZUGFeRD-Formats evaluiert und steht im PDF/A3-Format sofort für die Langzeitarchivierung zur Verfügung.

Pranke Online-Archiv Elektronische Rechnung

Bei der elektronischen Rechnung ist Archivierung ein Muss. Die Pranke GmbH bietet hier ein Online-Archiv an. Alle Komplettdateien (ZUGFeRD-XML, Original-INVOIC und Indexdaten) werden regelmäßig aus dem „Pranke-Postfach“ abgeholt und in das Online-Archiv übertragen. Autorisierte Nutzer haben hier jederzeit Zugriff.

Pranke Elektronische Rechnung

Digitalisierung im Rechnungswesen Visualisierung (Beispiel)

Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Pranke Elektronische Rechnung Beispiel der Visualisiserung
Pranke Elektronische Rechnung

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Ein “einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch”, das in einer PDF/A3-Datei eingebettet die menschenlesbare Rechnung und den dazugehörigen maschinen-lesbaren Datensatz vereint. Das jedoch setzt voraus, dass der Rechnungssender ZUGFeRD-PDFs erstellen kann bzw. der Empfänger diese verarbeiten kann. Es ist gedacht für alle Anwendungsbereiche oder Branchen, in denen EDI nicht etabliert ist, z.B. Verwaltung oder Kleinstbetriebe.

In der Konsumgüter-Branche ist der Standard für den Austausch von strukturierten = maschinen-lesbaren Daten ist seit langem schon EDIFACT, das quasi von jedem “EDI-fähigen” Handelspartner gesendet bzw. empfangen und verarbeitet werden kann.

Pranke bietet die Technologie, um ZUGFeRD in EDIFACT zu konvertieren und/oder umgekehrt aus EDIFACT-Daten das ZUGFeRD-Format zu erstellen, um alle Handelspartner zu bedienen. So ergänzt ZUGFeRD den bewährten EDI-Austausch für die Elektronische Rechnung.

 

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Pranke Elektronische Rechnung

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Auf der Basis von EDI

In einem Umfeld, in dem per EDI schon Stammdaten, Lieferscheine und Bestellungen ausgetauscht werden, liegt er nahe: der papierlose Versand bzw. Empfang von Rechnungen per EDI. Eine (zusätzliche) PDF-Version dieser Rechnung dient nicht Versand oder Austausch, sondern einzig dazu, die Rechnungsdaten für die Archivierung bzw. Prüfung menschenlesbar zu machen.

Aufbereitung & Validierung während des Versands

Über die eGate-Server läuft aller EDI-Datenverkehr der Pranke-Kunden: Hierüber gehen INVOIC-Nachrichten vom Sender zum Empfänger. Weiterhin werden diese INVOIC-Nachrichten nach Versand bzw. vor Empfang zunächst auf Vollständigkeit validiert und dann als „menschenlesbares“, langzeitarchivierbares PDF aufbereitet – inklusive der darin eingebetteten EDIFACT-Originaldatei.

Die Details zur Technik

  • Ein ZUGFeRD-PDF/A3-Container mit Comfort-Profil-Validierung...

    Der erzeugte “Archiv-Container” ist standardmäßig eine PDF/A3-Datei. Diese enthält eingebettet das EDIFACT-INVOIC-Original und weiterhin die Index-Informationen nach dem ZUGFeRD-XML-Datenmodell. PDF/A3 ist der PDF-Standard für die Langzeit-Archivierung (ausführliche Beschreibung bei Wikipedia in neuem Fenster öffnen) und technisch so konzipiert, dass nicht nur Dateien, sondern auch z.B. Schriftarten eingebettet werden. Weiterhin ist ein solches PDF nach der Erstellung standardmäßig schreibgeschützt. All diese Maßnahmen gewährleisten, dass der PDF-Inhalt auch in zehn Jahren wie am ersten Tag aussieht und nicht verändert werden konnte. Die ZUGFeRD-Informationen stellen dabei Index und Nutzdaten zugleich für das archivierende Dokumenten-Management-System dar, welches somit jede Information aus der Rechnung verwenden kann. Damit das Archivsystem nur gültige Rechnungen erhält, wird jedes Dokument bei Pranke gegen die Regeln des ZUGFeRD-Comfort-Profil validiert. Bei unvollständigen Rechnungen wird der Service-Nutzer benachrichtigt, um je nach Fall die Rechnung neu anzufordern bzw. korrigiert zu versenden. Mit jedem gängigen, aktuellen Dokumenten-Management-System (offline oder in der Cloud) erfüllt der Service-Nutzer somit ohne weitere Konfiguration die steuerrechtliche Anforderung, sowohl das Rechnungsoriginal (INVOIC) sowie die dazugehörige menschenlesbare Version revisionssicher zu archivieren.

  • Pflichtangaben-Prüfung nach § 14 Abs. 4 UStG

    Jegliche gültige Rechnung – ob Papier oder elektronisch – muss Pflichtangaben enthalten. Vor der Aufbereitung der Archiv-PDF/A3-Daten werden diese Angaben geprüft. Sollten Angaben fehlen und die Rechnung damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, wird diese daher angehalten und der Service-Nutzer per Mail benachrichtigt

  • Fehlerfall und Benachrichtung

    Zusammengefasst: Schlägt die ZUGFeRD-Comfort-Validierung fehl oder fehlen UStG-Pflichtangaben in der INVOIC, wird daraus kein Archiv-Paket erstellt. Der Service-Nutzer erhält eine detaillierte Fehlermeldung mit Angaben zum Dokument und zum Fehler selbst, um daraufhin Kontakt mit dem Handelspartner aufzunehmen. Die INVOIC innerhalb des gewohnten EDI-Nachrichtenstroms an den Empfänger bleibt unbeeinflusst, da diese vor der obigen Validierung & Prüfung abgezweigt wird: Dies entspricht übrigens dem Vorgehen wie beim “Papieroriginal mit INVOIC”, wenn z.B. im Gegensatz zu den EDI-Daten der Brief nicht ankam, oder wenn eine neue Rechnung nach einer manuellen Prüfung nötig wäre.

  • Entworfen für beide Rechnungs-Beteiligten

    Eine Umstellung weg von Papier auf eine elektronische Rechnungsabwicklung ist nur sinnvoll und rechtlich einwandfrei, wenn beide Seiten das jetzt zum Original erhobene EDIFACT-Dokument archivieren. Hat ein Handelspartner des Service-Nutzers selbst noch nicht die Möglichkeit, das EDI-Rechnungsoriginal direkt zu archivieren (oder müsste hierfür erst interne Entwicklung betrieben werden), können die “Archiv-Container” = PDF/A3-DAteien auch jener Gegenseite zugestellt werden. Archiviert die jeweilige Gegenseite bereits selbst und bestätigt das idealerweise schriftlich, muss dort nichts weiter unternommen werden. Der Gegenüber sendet/empfängt wie (bisher) gewohnt die INVOIC-Nachrichten.

  • Versand über den bekannten SMTP-Kanal

    Rechnungssender und -empfänger müssen keinen separaten Übertragungsweg wie z.B. FTP einrichten, um überhaupt INVOIC-Nachrichten verschicken zu können. Die Rechnung wird als EDIFACT-INVOIC wie gewohnt nur einmal über den etablierten EDI-Weg versandt, zusätzlich zu PRICAT, DESADV etc… Rechnungssteller, die den Service nutzen, müssen somit keine neuen Workflows oder Abzweige z.B. im ERP-System oder im Konverter einrichten.

  • Bereitstellung in zweitem eGate-Mailkonto für POP3-Abholung

    Zusätzlich zum für EDI-Nachrichten genutzten eGate-Account (z.B. 2800001946@egate.pranke.com) erhält jeder Service-Nutzer eine zweite Adresse in Form eines Unter-Accounts (z.B. 2800001946.111@egate.pranke.com). An jene Adresse werden die Archiv-Container = PDF/A3-Dateien gesendet. Egal ob auf Sender- und/oder Empfängerseite: Das Archivsystem ruft diese Adresse des Unter-Accounts regelmäßig über einen normalen POP3-Zugriff ab und erhält so unkompliziert die Daten. Es muss kein FTP-Empfang z.B. auf der Firewall konfiguriert werden. Die normalen EDI-Nachrichten inklusive der INVOIC werden weiterhin über die Haupt-Accounts des Senders an den Empfänger zugestellt, parallel zu PRICAT, DESADV usw.

  • Abrechnung gewohnt volumenbasiert

    Das Gesamtvolumen für die Abrechnung ergibt sich beim Service-Nutzer aus bestehendem Haupt-Account (EDI-Nachrichten) und Archiv-Unteraccount (Archiv-Pakete). Alle Details zu Preisen inklusive Rechenbeispielen finden Sie unter der Frage “Was kostet die Elektronische Rechnung?