Leo Vogt

Geschickte Prozessverbesserung im Modehandel

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Geschäftsführer Leo Vogt und seine Töchter

Die Alternative zu „Ganz oder gar nicht“

Der Geschäftsführer Leo Vogt des gleichnamigen Filialisten berichtet über seinen pragmatischen Ansatz zur Nutzung der Elektronischen Rechnung. Sein Erfahrungsbericht zeigt auf, wie er gezielt mit wenig Aufwand große, sehr konkret messbare Verbesserungen erzielte.

Dank altem Prinzip große Einsparungen durch die Einführung der Elektronischen Rechnung

Leo Vogt ist eigentlich kein Freund halber Sachen. Mit vollem Einsatz führen er und mittlerweile auch seine Töchter die Vogt Modemarketing GmbH mit Sitz in Bretten bei Karlsruhe: Unter den Namen Vogt Mode bzw. Schwesterherzen betreibt er sechs Fachgeschäfte für Damenmode.

Schon 2013 wollte Vogt seine Prozesse digitalisieren und das viele Papier vom Hals haben. Insbesondere in der Rechnungseingangsprüfung mit dem Abgleich zu Bestell- und Lieferdaten in seiner Futura-Warenwirtschaft und der papierlosen Archivierung sah er großes Verbesserungspotenzial.

Die Rechnungsdaten sollten am liebsten per EDI im Warenwirtschaftssystem ankommen und notfalls noch eingehende Papierrechnungen durch ersetzendes Einscannen wenigstens digital abgelegt werden. Doch ein Blick auf seine Lieferanten offenbarte, dass gerade mal ein Viertel EDI-fähig ist. Dafür sind die anderen, die sehr vielen kleinen Labels das Salz in der Suppe seines Sortiments: Sie produzieren schnell und flexibel hochmodische Teile. „Aber da kann ich froh sein, keine handgeschriebenen Lieferscheine zu erhalten. Schon Stammdaten per EDI sind utopisch, Rechnungen erst recht!“, benennt Leo Vogt den Nachteil dieser Geschäftsbeziehungen.

Erster Ansatz:  Alles notfalls selbst digitalisieren

Sein ursprüngliches Vorhaben einer vollständigen Digitalisierung des Rechnungseingangs hätte somit bedeutet, die Rechnungen der meisten Lieferanten zu scannen und per OCR-Texterkennung digital nutzbar zu machen. Doch beim Thema Scannen wird Leo Vogt deutlich: „OCR ist eine vorab definierte Fehlerquelle.“ Ermüdendes Prüfen und händische Korrekturen wären Teil der Arbeit, der Zeitaufwand für das Scannen wäre hoch. Der Preis für eine digitale Rechnungsverarbeitung oder auch nur digitale Archivierung wäre also ein fehleranfälliger neuer Prozess, der noch dazu neuen manuellen Arbeitsaufwand mit sich brächte.

Dabei zielte Vogt doch auf das Gegenteil ab: Ein intelligentes Verschlanken von Prozessen, um so viele Schritte wie möglich durchgängig und ohne manuelle Eingriffe machen zu können. Nur dann, ohne Medienbrüche, lassen sich Dinge dauerhaft verbessern, und das heißt auch: Geld sparen. Vogt dachte also um: Wenn eine 100%-Digitalisierung nur teilweise Einsparungen, aber an anderer Stelle höheren Aufwand bedeutete, wieso sich dann nicht nur auf die Einsparungen konzentrieren, ohne Voll-Digitalisierung?

Pareto lässt grüßen

Bei Vogt ist es wie bei vielen anderen auch: Mindestens die Hälfte seines Umsatzes macht er mit gerade mal einer Handvoll Marken seiner Lieferanten. Diese zumeist größeren Lieferanten sind alle EDI-fähig, und außerdem senden sie naturgemäß die meisten Rechnungen an Vogt.

Die EDI-Fähigkeit der Lieferanten führt außerdem dazu, dass Vogt per EDI-ORDERS oder EDI-SalesReports automatisiert auch Kleinstmengen bei ihnen nachbestellen kann und das auch nutzt. Dieses EDI-basierte Geschäftsmodell treibt die Anzahl der Rechnungen von den EDI-fähigen Lieferanten nochmals in die Höhe.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass man mit 20% des Gesamtaufwands 80% des Gesamtergebnisses erreichen kann. Jedes Ergebnis-Prozent mehr kostet einen ungleich höheren Aufwand. Auf Leo Vogt übertragen heißt das: Über ein Viertel und damit ein beachtlicher Anteil aller Rechnungen entfällt auf einen kleinen Anteil von weniger als 10% der Lieferanten.

Vogt erkannte: Selbst wenn er nur für diese Handvoll Partner einen anderen, nämlich voll-automatisierten digitalen Rechnungsprozess nutzt, kann er mit sehr wenig Umstellungs-Aufwand schlagartig bei der Rechnungsbearbeitung ein Viertel der Zeit einsparen.

Als Nutzer einer Futura-Warenwirtschaft und des darin quasi eingebauten EDI-Konverters von Pranke hatte Leo Vogt den Vorteil, EDI-Rechnungsdaten ohne aufwändige Einrichtung empfangen zu können. Während der initialen Testphase bzw. dem späteren Anbinden weiterer Partner musste er im Wesentlichen organisatorische Fragen klären, wie z.B. die Nutzung der richtigen GLNs in den richtigen Feldern.

Elektronische Archivierung

Vogt startete mit nur einem Lieferanten, zunächst parallel zum alten Papier-Rechnungsprozess, um weiterhin die Papierrechnungen als Original abzuheften. Denn ab der ersten nur noch digital erhaltenen Rechnung muss jene als das Original aufbewahrt werden, und zwar ausschließlich elektronisch. Das Archivieren eines Papier-Ausdrucks, auch zum Beispiel der einer Standard-PDF-Rechnung, ist nicht zulässig und kann bei einer Prüfung zu Problemen führen.

Bei Leo Vogt ist dieses Rechnungsoriginal nun ein maschinenlesbarer EDI-Datensatz, der archiviert werden muss. Damit ein Prüfer dennoch darin lesen kann, muss dieses um eine Klartext-Version ergänzt werden und beides gemeinsam archiviert werden.

Hier leistete der Zusatzdienst für die „Elektronische Rechnung“ seines EDI-Dienstleisters Pranke die entscheidende Arbeit, indem er jene lesbare Aufbereitung übernimmt: Aus den EDIFACT-Rechnungen werden quasi nebenbei langzeit-archivierbare PDF/A3-Dateien erzeugt. Diese zeigen ein menschenlesbares „Bild“ der Rechnung und enthalten eingebettet das EDIFACT-Rechnungsoriginal sowie dessen Daten nochmals im ZUGFeRD-Datenmodell. Letzteres bewirkt, dass jedes moderne Archivsystem dieses „Rechnungspaket“ einlesen und den enthaltenen Datensatz zur Verschlagwortung verwenden kann. Für die Konfiguration der Systeme fallen so keine nennenswerten Aufwände an.

Vogt entschied sich für die Archivsoftware „Agorum“, die von Dienstleister Hendrik Stütz implementiert wurde. Zusätzlich zur reinen Lizenz war nur die Komponente „Beleg-Erkennung“ nötig, um die ZUGFeRD-Datensätze auslesen zu können. Die Kosten hierfür beliefen sich auf einen niedrigen vierstelligen Betrag.

Amortisierung nach 6 Monaten

Für Leo Vogt hat sich die Anschaffung der Archiv-Software nach kürzester Zeit gerechnet. Ganz pragmatisch betrachtet er den eingesparten Arbeitsaufwand: Für über 5000 Rechnungen der Top-3-Lieferanten pro Jahr müssen er oder seine Mitarbeiter keine Briefumschläge mehr öffnen, Daten zum Abgleich aus der Warenwirtschaft suchen, dann alles freigeben und abschließend in die Leitz-Ordner abheften.

Zwischen 20 und 30 Rechnungen täglich gehen nun digital statt analog ein. Neben dem Wegfall der Papier-Posteingangs-Bearbeitung heißt das: Rechnungsprüfung in der Warenwirtschaft, in der Regel sogar automatisch anhand von dort ja schon vorhandenen Bestell- und Lieferdaten, abschließend Export der Datensätze aus der Warenwirtschaft direkt in die Datev-Umgebung zur Zahlung. Nach Vogts Aussage ermittelt der automatische Rechnungsabgleich nur bei maximal 5% Abweichungen und somit Klärungsbedarf. Nur dann müssen er oder seine Mitarbeiter doch noch manuell prüfen und z.B. die Rechnung korrigiert neu anfordern. Eine Zahl übrigens, die sich mit den Erfahrungen anderer Nutzer deckt.

Leo Vogt veranschlagt sehr konservativ und eher beispielhaft einen Betrag von 1€ pro obigem Vorgang, den er nun elektronisch in Sekunden erledigen lassen kann: „5000 Euro gespart – dann läuft die Elektronische Rechnung auch trotz der Archiv-Anschaffung vom ersten Tag an im schwarzen Bereich.“

Bis jetzt sind es keine fünf Lieferanten, die ausschließlich elektronisch Rechnungen senden, aber im Einklang mit dem Pareto-Prinzip hat die Vogt Modemarketing GmbH seinen Aufwand beim Rechnungseingang um ein Viertel reduziert.

Und Leo Vogt wird eventuell doch ein Freund „halber Sachen“.

Geschickte Prozessverbesserung

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Pranke Elektronische Rechnung

Einführung der Elektronischen Rechnung im Modehandel

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Die papierlose elektronische Rechnung ist heute schon im Einsatz (Ein Erfahrungsbericht aus der Zukunft)

Der Ertinger Mode-Einzelhändler Markus Wahl berichtet, wie er in einem Pilotprojekt dank EDI auf die papierlose elektronische Rechnung umstellte und schon heute keine einzige Lieferantenrechnung mehr in Papierform archiviert oder bearbeitet. Sein Erfahrungsbericht zeigt auf, welche Schritte er ging, wo er neu dachte und welche Schwierigkeiten er wie lösen konnte.

Die Socken waren schuld.

Ihretwegen hatte das Modehaus Wahl 2001 mit EDI begonnen, um die schon angedruckten EAN-Barcodes auf den Verpackungen mit den von Lieferanten gesendeten Stammdaten zu nutzen. Eigene Etiketten zu kleben war sprichwörtlich aus der Mode geraten. 14 Jahre und viele PRICATs und DESADVs später klingen eigene Etiketten kleben und Lieferscheine manuell erfassen tatsächlich für beinahe jeden im Einzelhandel: altmodisch.

Das Ehepaar Wahl führt das Männer-Mode-Haus in dritter Generation.

Seit kurzem reden alle vermehrt über die elektronische Rechnung – ist sie das nächste große Ding? Markus Wahl ist sicher, dass die elektronische Rechnung als weiterer Schritt die obige Entwicklung fortführt und auch Papierrechnungen einmal antiquiert sein werden. Der feine Unterschied: Gesetzliche Anforderungen lassen erstens keine 14 Jahre Zeit, und zweitens muss jeder Händler selbst aktiv werden. Und dieser sieht sich vielfältigen Angeboten auf dem Markt der „papierlosen elektronischen Rechnung“, „E-Invoicing“ oder „E-Billing“ gegenüber, die suggerieren, etwas komplett Neues käme auf alle zu. Die Motivation, Rechnungen elektronisch zu verarbeiten, war bei Markus Wahl jedoch ähnlich banal wie bei den Socken. Er setzte wieder bei vorhandenen Prozessen an, denn:

Die Papierstapel waren schuld.

Rund 6.000 Lieferantenrechnungen erhält das auf Männermode spezialisierte Modehaus Wahl jedes Jahr: Diese abzugleichen, abzulegen und dennoch separat in den IT-Systemen Buchungen zu erfassen, nervte schlichtweg. Zudem galten Rechnungen als Chefsache, blieben also bei dessen Abwesenheit liegen. Da einige Rechnungen schon als PDF eingingen und Wahl deren Sichtkontrolle am Bildschirm schätzte, erwachte sein Interesse an einem elektronischen Archivsystem für diese Dokumente. Er entschied sich für agorum, eine Partnerfirma der bei Wahl genutzten Warenwirtschaft medeas von Futura. Ursprünglich sollten die Papierrechnungen gescannt und auch als PDF archiviert werden, um alles in einem Prozess zu verarbeiten.

Daraus ergab sich die erste von zwei großen Herausforderungen: Genauso wie einst EDI bedeutet die elektronische Rechnung „sich mit seinem Unternehmen auseinanderzusetzen“, erinnert sich der Chef. Um aus dem Umstieg den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erhalten, mussten die eigenen Abläufe rund um Rechnungen auf den Prüfstand. Vor der eigentlichen Einführung wurden ein Jahr lang Prozesse geprüft, getestet und durchleuchtet. Seit Juni 2013 werden alle Eingangsrechnungen (PDF oder gescanntes Papier) archiviert. Die gewohnte Papierablage blieb vorerst noch bestehen.
Neben der elektronischen Ablage war aber interessanter, wie man die Rechnungsinhalte für die Warenwirtschaft extrahieren könnte. Hendrik Stütz, Betreuer des agorum-Projekts, beantwortete das mit einem cleveren Ansatz: Statt die Nutzdaten aus dem lesbaren (PDF-)Dokument per Texterkennung herausziehen zu wollen, sollte für deren Verarbeitung in der Warenwirtschaft die EDIFACT-INVOIC-Nachricht genutzt und simultan in ein archivier- und lesbares PDF konvertiert werden. Markus Wahl kontaktierte seinen EDI-Dienstleister Pranke, ebenfalls ein Partner von Futura: Neben den schon etablierten EDIFACT-Datentypen wie PRICAT, DESADV usw. war die „INVOIC“ nur ein weiterer Typ, den man mit wenig Aufwand in die Warenwirtschaft schreiben konnte.
Eigentlich war damit eine lieferantenseitige Papier- oder PDF-Rechnung hinfällig geworden, führte aber zur zweiten großen Herausforderung: Das zu archivierende Rechnungsoriginal ist ein nur noch maschinenlesbarer EDI-INVOIC-Datensatz. Für eine rechtskonforme Archivierung jedoch muss es zusätzlich immer die erwähnte menschenlesbare Visualisierung geben, und für eine automatisierte Archivierung benötigt jede Software sogenannte Indexdaten – eine Rechnung soll ja unabhängig von ihrem Datenformat z.B. anhand der Dokumentennummer auffindbar sein.
Die Lösung kommt vom EDI-Dienstleister Pranke: Zentral und quasi nebenbei konvertiert dessen EDI-Dienst eGate während des EDI-Nachrichtenversands jene INVOIC-Nachrichten der gewünschten Partner in PDFs und erstellt die Index-Informationen. Das Gesamtpaket aus allen Formaten kann vom jedem Archivsystem direkt automatisch empfangen werden, da jene Index-Informationen im ZUGFeRD-Format vorhanden sind. Zusätzlich geht die INVOIC weiterhin an die Warenwirtschaft. Die Einzigartigkeit dieses Systems liegt noch in einem weiteren Detail: Laut Gesetz müssen beide Seiten, Rechnungssender und -empfänger, das gleiche Originaldokument archivieren, so wie bisher bei Papier auch. Entsprechend kann jenes Archiv-Dateipaket auch für Lieferanten zur Verfügung gestellt werden – diesen wird somit ebenso Rechtssicherheit gegeben und damit eine Hürde und eine Menge Arbeit erspart, da man sich dort nicht selbst um PDF-Erstellung und Archivierungsprozess kümmern muss.

Vielfacher Wert durch die elektronische Rechnung

Im Modehaus Wahl empfangen also Warenwirtschaft und Buchhaltung die maschinenlesbaren Daten – und damit genau das legal ist, kümmert sich das Archivsystem ohne sein Zutun um die revisionssichere Ablage von Originals und Visualisierung. Für Markus Wahl liegt der eigentliche Vorteil gerade im ersten Teil: Der gesamte Warenwirtschaftsprozess von der Bestellung über die Lieferung bis zur Bezahlung ist nun rund – ein enormer Wert. Er beschreibt diesen im
Einzelnen so:
– Geschwindigkeit: Früher benötigte eine Rechnung eine gewisse Zeit für den Postweg und durchlief danach die internen Prozesse: Dokumenteneingang, Überprüfung, Freigabe, Überweisung und Ablage. Heute ist einerseits die Rechnung nur noch Minuten statt Tage unterwegs und dank der beschleunigten Abläufe oft schon bezahlt und archiviert, bevor sie früher überhaupt im Briefkasten lag. Die Bearbeitung einer elektronischen Rechnung geht 3-4 Tage schneller, insgesamt spart das Unternehmen rund 10 Personentage jährlich an Aufwand.
– Entkopplung von Ort und Zeit der Bearbeitung: Jeder eingearbeitete Mitarbeiter kann Rechnungen an jedem Rechner abarbeiten, bei Abwesenheit des Geschäftsführers bleiben dank abgestimmter Prozesse keine Rechnungen mehr liegen.
– Vollständigkeit: Papier ist geduldig, in der Warenwirtschaft aber kann keine EDI-Rechnung kann mehr verloren gehen. Unbezahlte oder unklare Rechnungen sind bei jeder Anmeldung sofort sichtbar.

Der größte Gewinn und eigentliche Vorteil der elektronischen Rechnung ist für Markus Wahl jedoch die Transparenz:
– Die Prozesse in der Warenwirtschaft sind glasklar und in sich geschlossen: Von ORDERS über DESADV bis INVOIC hängt alles zusammen. Wahl und jeder Mitarbeiter bekommen dargestellt, wo Differenzen z.B. zwischen Lieferung und Rechnung bestehen. Das wiederum wirkt sich auf die zuerst genannte Geschwindigkeit aus.
– Dokumenten-Echtheit: Wenn die DESADV einmal gegen INVOIC gestellt ist, können die Inhalte des Lieferscheins nicht mehr manipuliert werden.
– Nachvollziehbare EK-Preis-Korrektur: Wenn der Lieferant zunächst nur eine allgemeingültige PRICAT schickt, ist nur in der INVOIC der für Wahl effektive EK ersichtlich und wird jetzt visualisiert.
– Die INVOIC kann mit ihrem Inhalt ausgleichen, was vorher im Prozess womöglich übersprungen wurde: Wenn z.B. eine dringende Bestellung telefonisch erfolgte, liefert die Kombination aus DESADV und INVOIC genug Informationen, um den Vorgang dennoch nachvollziehbar zu machen.

Hürden und Restriktionen

Natürlich ist nicht alles Gold, was glänzt. Probleme gibt es bei INVOIC-Nachrichten von Lieferanten, die nicht dem von Wahl/medeas genutzten, allgemein gültigen EDI-Profil entsprechen. Hier muss Pranke für die Konvertierung in PDF & ZUGFeRD-Format teilweise Anpassungen vornehmen, damit auch ein solches, vom Standard abweichendes Original wieder vollständig menschenlesbar wird. Eine sogenannte Validierung während dieses Vorgangs auf dem Pranke-Server weist zudem Rechnungen ab, die nicht den buchhalterischen Grundsätzen bzw. dem ZUGFeRD-Basis- oder Comfort-Profil entsprechen. Bei einer solchen nicht archivierbaren Rechnung wird automatisch der Nutzer des Dienstes informiert, hier also das Modehaus Wahl. So wie bei einer unvollständigen Papierrechnung muss dann der Lieferant aktiv werden.
Hierfür ist noch vor der technischen Umsetzung ein wichtiger organisatorischer Schritt nötig, um einen Handelspartner auf die papierlose elektronische Rechnung umzustellen: Eine EDI-Vereinbarung zwischen dem Modehaus Wahl und dem jeweiligen Lieferanten beschreibt verbindliche jene Eckpunkte: Dass die EDI-INVOIC-Nachricht nun das Rechnungsoriginal darstellt, dass sie daher alle vom Gesetz geforderten inhaltlichen Elemente enthält und von beiden Seiten in einem jeweils abgenommenen Prozess archiviert wird (also z.B. so wie Wahl auch der Lieferant den Pranke-Dienst nutzt).
Von den rund 80 Lieferanten des Modehauses Wahl sind ca. 90% über EDI angebunden. Jedoch kann längst nicht jeder dieser „EDI-fähigen“ Partner zusätzlich zu PRICAT & DESADV auch im Handumdrehen die INVOIC senden. Hier darf man also keine Wunder erwarten. Gut ein halbes Jahr nach Projektende wurden Ende 2014 bereits von einem Viertel aller Lieferanten die Rechnungen ausschließlich per EDI empfangen und archiviert – Tendenz deutlich steigend.

FAZIT:
Papierlose Rechnung – so geht es richtig

Für Markus Wahl und sein Modehaus hat sich der Einsatz (Prozessüberprüfung, Einführung agorum, Beginn e-Invoicing als Ausbau des bisherigen EDI) gelohnt. Er hat seine Abläufe verschlankt, kann unnötig gebundene Ressourcen jetzt für andere Aufgaben einsetzen und vor allem ist die Buchführung sauber.
Dabei auf EDI-Daten (also EDIFACT-INVOIC) als Grundpfeiler zu setzen und daraus die für die Archivierung nötigen PDF-/Index-Daten zu erzeugen, ist für ihn der bessere Ansatz. Viele assoziieren die elektronische Rechnung nämlich nur mit einem PDF, was aber lediglich das Übertragungsmedium ändert und Papier spart. Den Dateninhalt aber für seine eigenen Prozesse zu nutzen ist das Salz in der Suppe und birgt den eigentlichen Wert, der um ein Vielfaches höher ist.
„Kaum einer würde heute ja noch einen PDF-Lieferschein ohne EDI-DESADV akzeptieren“, stellt Wahl fest und fährt fort: „Wer als Händler überleben will, muss Schrauben drehen – insbesondere auch im BackOffice“. Er bezieht sich dabei weniger auf die Prozesse, sondern vor allem auch darauf, dass man als Geschäftsführer die Grundinvestition nicht nur gegen die Reduzierung von Personal-Lohnkosten stellen darf. Oftmals vergesse man auch Reduzierung des – womöglich nicht bewertbaren – Zeitaufwands, den der Geschäftsführer/Inhaber auf administrative Tätigkeiten ver(sch)wendet.
Eine solch große Prozessänderung oder -überprüfung ist für andere Händler womöglich nicht einmal nötig: Viele verarbeiten schon seit langem EDI-INVOIC-Nachrichten, die aber ergänzend zur gewohnten Papierrechnung gesendet werden. Letztere gilt als Original und wird daher auf beiden Seiten ganz klassisch abgeheftet. Mit einer cleveren Lösung, mit der man jene ohnehin genutzten EDI-Daten rechtssicher zum Original machen kann, weil diese es um eine archivierbare PDF-Version ergänzt und dem Archivsystem zur Verfügung stellt, ist der Umstieg weg vom Papier eigentlich nur ein kleiner Schritt.
Bei all diesen Vorteilen wurde das ursprüngliche Ansinnen von Markus Wahl fast zum Nebeneffekt: Mittlerweile gehen lediglich noch rund 10% des Rechnungsvolumens auf Papier ein, und auch diese werden nach dem Scannen nur noch digital archiviert.

Das Beste kam zum Schluss

Zuletzt teilten sowohl die Oberfinanzdirektion Karlsruhe als zuständige Behörde für Baden-Württemberg als auch das örtliche Finanzamt jeweils detailliert mit, dass alle steuerlichen Anforderungen für den gesamten Prozess erfüllt sind.
Insbesondere wurde dabei bestätigt, dass während der Visualisierung der EDI-INVOIC als PDF durch den Dienstleister Pranke jenes EDI-Rechnungsoriginal unversehrt bleibt. Die Voraussetzungen für eine rechts- und revisionssichere Archivierung sind damit genauso erfüllt wie die Tatsache, dass EDI-INVOICE-Eingangsrechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Der Kommentar von Markus Wahl dazu: „EDI-Rechnungen – etwas Geileres gibt’s ja gar nicht.“

Einführung der Elektronischen Rechnung im Modehandel

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