Pranke elektronische Rechnung

Was tun wenn der Handelspartner keine GLN/ILN hat?

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Sie möchten mit einem Handelspartner Daten austauschen, dieser hat aber keine registrierte GLN (bzw. ILN).

Die Partnererkennung erfolgt i.d.R. bei eingehenden EDIFACT Nachrichten immer über die Addressierung im UNB Segment. D.h. hier muss eine der folgenden Alternativen verwendet werden.

  1. TNR und dem Qualifier 53 befüllt sein.
  2. Telefonnumer mit Qualifier 12 oder
  3. eine von Ihnen definierte ID mit Qualifier ZZZ.

Alternative UNB Adresse

Lassen sich PDFs komprimieren?

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Das komprimierte PDF ist zwar immer noch ein gültiges PDF, aber kein PDF/A-3 mehr. Der Kompressionsvorgang komprimiert im wesentlichen die beiden eingebettetet Font-Files (Arial-Bold und Arial) und entfernt dabei auch gleich sämtliche XMP-Metadaten. Die eingebetteten XML-Dateien bleiben erhalten. Damit ist das Ganze weder PDF/A-3 noch ZUGFeRD konform. Ein ZUGFeRD-Extraktror würde deshalb auch dieses File ablehnen, weil keinerlei Identifikation auf ZUGFeRD enthalten ist.

Nachrichten mit mehreren Rechnungen

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Sie senden z.Bsp. eine Nachricht mit multiplen UNH Segementen, also mehrerer Rechnungen.
Diese werden auf dem PER System pro UNH, also pro Rechnung abgearbeitet. D.h. sie bekommen für jede einzelne Rechnung einen Nachricht mit PDFA-3 Attachment in dem dann genau diese Rechnung visualisiert ist. Eingefügt wird die EDIFACT Nachricht, welche nur das UNH Segment beinhaltet welches für diese Rechnung relevant ist, plus das dazugehörige ZUGFeRD.xml.

Den Prozess kann man vergleichen mit dem Rechnungsdrucker im Büro:

Jede Rechnung wird einzlen gedruckt und ggfs. gesammelt an einen Empfänger couvertiert.
Diese können Sie entweder nur für sich archivieren, oder auch über den entsprechenden Service als PDFA-3 dem Rechnungsempfänger zukommen lassen.

Rechnungen an Empfänger im Ausland

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Automatischer Freitext auf Rechnungen deren postalische Rechnungsempfängeradresse nicht in Deutschland ist:

VAT reversed (reverse-charge-system)

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Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen

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Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Der Karlsruher EDI-Dienstleister Pranke validiert EDIFACT-Rechnungen passend für die ZUGFeRD-Vorgaben und stellt die PDF-Dokumente zur Langzeitarchivierung ein.

Langzeitarchivierung elektronischer Rechnungen

Am effizientesten ist die elektronische Rechnung, wenn sie eine EDI-Struktur aufweist. Damit ist die unterbrechungsfreie und automatische Weiterverarbeitung zwischen Sender und Empfänger gewährleistet. Unternehmen, die Rechnungen im digitalen EDIFACT-Format (INVOIC) von Anwendung zu Anwendung versenden, nutzen den Service eGate „Pranke Elektronische Rechnung“. Das Dokument ist zeitgleich mit den Pflichtfeldern des ZUGFeRD-Formats evaluiert und steht im PDF/A3-Format sofort für die Langzeitarchivierung zur Verfügung.

Pranke Online-Archiv Elektronische Rechnung

Bei der elektronischen Rechnung ist Archivierung ein Muss. Die Pranke GmbH bietet hier ein Online-Archiv an. Alle Komplettdateien (ZUGFeRD-XML, Original-INVOIC und Indexdaten) werden regelmäßig aus dem „Pranke-Postfach“ abgeholt und in das Online-Archiv übertragen. Autorisierte Nutzer haben hier jederzeit Zugriff.

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Digitalisierung im Rechnungswesen Visualisierung (Beispiel)

Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Pranke Elektronische Rechnung Beispiel der Visualisiserung
Pranke Elektronische Rechnung

Was ist ZUGFeRD?

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Ein „einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch“, das in einer PDF/A3-Datei eingebettet die menschenlesbare Rechnung und den dazugehörigen maschinen-lesbaren Datensatz vereint. Das jedoch setzt voraus, dass der Rechnungssender ZUGFeRD-PDFs erstellen kann bzw. der Empfänger diese verarbeiten kann. Es ist gedacht für alle Anwendungsbereiche oder Branchen, in denen EDI nicht etabliert ist, z.B. Verwaltung oder Kleinstbetriebe.

In der Konsumgüter-Branche ist der Standard für den Austausch von strukturierten = maschinen-lesbaren Daten ist seit langem schon EDIFACT, das quasi von jedem „EDI-fähigen“ Handelspartner gesendet bzw. empfangen und verarbeitet werden kann.

Pranke bietet die Technologie, um ZUGFeRD in EDIFACT zu konvertieren und/oder umgekehrt aus EDIFACT-Daten das ZUGFeRD-Format zu erstellen, um alle Handelspartner zu bedienen. So ergänzt ZUGFeRD den bewährten EDI-Austausch für die Elektronische Rechnung.

 

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Wie funktioniert der elektronischer Rechnungsaustausch?

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Auf der Basis von EDI

In einem Umfeld, in dem per EDI schon Stammdaten, Lieferscheine und Bestellungen ausgetauscht werden, liegt er nahe: der papierlose Versand bzw. Empfang von Rechnungen per EDI. Eine (zusätzliche) PDF-Version dieser Rechnung dient nicht Versand oder Austausch, sondern einzig dazu, die Rechnungsdaten für die Archivierung bzw. Prüfung menschenlesbar zu machen.

Aufbereitung & Validierung während des Versands

Über die eGate-Server läuft aller EDI-Datenverkehr der Pranke-Kunden: Hierüber gehen INVOIC-Nachrichten vom Sender zum Empfänger. Weiterhin werden diese INVOIC-Nachrichten nach Versand bzw. vor Empfang zunächst auf Vollständigkeit validiert und dann als „menschenlesbares“, langzeitarchivierbares PDF aufbereitet – inklusive der darin eingebetteten EDIFACT-Originaldatei.

Die Details zur Technik

  • Ein ZUGFeRD-PDF/A3-Container mit Comfort-Profil-Validierung...

    Der erzeugte „Archiv-Container“ ist standardmäßig eine PDF/A3-Datei. Diese enthält eingebettet das EDIFACT-INVOIC-Original und weiterhin die Index-Informationen nach dem ZUGFeRD-XML-Datenmodell. PDF/A3 ist der PDF-Standard für die Langzeit-Archivierung (ausführliche Beschreibung bei Wikipedia in neuem Fenster öffnen) und technisch so konzipiert, dass nicht nur Dateien, sondern auch z.B. Schriftarten eingebettet werden. Weiterhin ist ein solches PDF nach der Erstellung standardmäßig schreibgeschützt. All diese Maßnahmen gewährleisten, dass der PDF-Inhalt auch in zehn Jahren wie am ersten Tag aussieht und nicht verändert werden konnte. Die ZUGFeRD-Informationen stellen dabei Index und Nutzdaten zugleich für das archivierende Dokumenten-Management-System dar, welches somit jede Information aus der Rechnung verwenden kann. Damit das Archivsystem nur gültige Rechnungen erhält, wird jedes Dokument bei Pranke gegen die Regeln des ZUGFeRD-Comfort-Profil validiert. Bei unvollständigen Rechnungen wird der Service-Nutzer benachrichtigt, um je nach Fall die Rechnung neu anzufordern bzw. korrigiert zu versenden. Mit jedem gängigen, aktuellen Dokumenten-Management-System (offline oder in der Cloud) erfüllt der Service-Nutzer somit ohne weitere Konfiguration die steuerrechtliche Anforderung, sowohl das Rechnungsoriginal (INVOIC) sowie die dazugehörige menschenlesbare Version revisionssicher zu archivieren.

  • Pflichtangaben-Prüfung nach § 14 Abs. 4 UStG

    Jegliche gültige Rechnung – ob Papier oder elektronisch – muss Pflichtangaben enthalten. Vor der Aufbereitung der Archiv-PDF/A3-Daten werden diese Angaben geprüft. Sollten Angaben fehlen und die Rechnung damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, wird diese daher angehalten und der Service-Nutzer per Mail benachrichtigt

  • Fehlerfall und Benachrichtung

    Zusammengefasst: Schlägt die ZUGFeRD-Comfort-Validierung fehl oder fehlen UStG-Pflichtangaben in der INVOIC, wird daraus kein Archiv-Paket erstellt. Der Service-Nutzer erhält eine detaillierte Fehlermeldung mit Angaben zum Dokument und zum Fehler selbst, um daraufhin Kontakt mit dem Handelspartner aufzunehmen. Die INVOIC innerhalb des gewohnten EDI-Nachrichtenstroms an den Empfänger bleibt unbeeinflusst, da diese vor der obigen Validierung & Prüfung abgezweigt wird: Dies entspricht übrigens dem Vorgehen wie beim „Papieroriginal mit INVOIC“, wenn z.B. im Gegensatz zu den EDI-Daten der Brief nicht ankam, oder wenn eine neue Rechnung nach einer manuellen Prüfung nötig wäre.

  • Entworfen für beide Rechnungs-Beteiligten

    Eine Umstellung weg von Papier auf eine elektronische Rechnungsabwicklung ist nur sinnvoll und rechtlich einwandfrei, wenn beide Seiten das jetzt zum Original erhobene EDIFACT-Dokument archivieren. Hat ein Handelspartner des Service-Nutzers selbst noch nicht die Möglichkeit, das EDI-Rechnungsoriginal direkt zu archivieren (oder müsste hierfür erst interne Entwicklung betrieben werden), können die „Archiv-Container“ = PDF/A3-DAteien auch jener Gegenseite zugestellt werden. Archiviert die jeweilige Gegenseite bereits selbst und bestätigt das idealerweise schriftlich, muss dort nichts weiter unternommen werden. Der Gegenüber sendet/empfängt wie (bisher) gewohnt die INVOIC-Nachrichten.

  • Versand über den bekannten SMTP-Kanal

    Rechnungssender und -empfänger müssen keinen separaten Übertragungsweg wie z.B. FTP einrichten, um überhaupt INVOIC-Nachrichten verschicken zu können. Die Rechnung wird als EDIFACT-INVOIC wie gewohnt nur einmal über den etablierten EDI-Weg versandt, zusätzlich zu PRICAT, DESADV etc… Rechnungssteller, die den Service nutzen, müssen somit keine neuen Workflows oder Abzweige z.B. im ERP-System oder im Konverter einrichten.

  • Bereitstellung in zweitem eGate-Mailkonto für POP3-Abholung

    Zusätzlich zum für EDI-Nachrichten genutzten eGate-Account (z.B. 2800001946@egate.pranke.com) erhält jeder Service-Nutzer eine zweite Adresse in Form eines Unter-Accounts (z.B. 2800001946.111@egate.pranke.com). An jene Adresse werden die Archiv-Container = PDF/A3-Dateien gesendet. Egal ob auf Sender- und/oder Empfängerseite: Das Archivsystem ruft diese Adresse des Unter-Accounts regelmäßig über einen normalen POP3-Zugriff ab und erhält so unkompliziert die Daten. Es muss kein FTP-Empfang z.B. auf der Firewall konfiguriert werden. Die normalen EDI-Nachrichten inklusive der INVOIC werden weiterhin über die Haupt-Accounts des Senders an den Empfänger zugestellt, parallel zu PRICAT, DESADV usw.

  • Abrechnung gewohnt volumenbasiert

    Das Gesamtvolumen für die Abrechnung ergibt sich beim Service-Nutzer aus bestehendem Haupt-Account (EDI-Nachrichten) und Archiv-Unteraccount (Archiv-Pakete). Alle Details zu Preisen inklusive Rechenbeispielen finden Sie unter der Frage „Was kostet die Elektronische Rechnung?

Pranke Elektronische Rechnung

Welche praktischen Erfahrungen gibt es schon?

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Fallstudien im Modehandel

Die vermeintlich Kleinsten zeigen eindrucksvoll, mit welchen durchaus unterschiedlichen Zielen die Elektronische Rechnung eingeführt wurde und wie es sich gelohnt hat:

Leo Vogt

Geschickte Prozessverbesserung im Modehandel

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Der Geschäftsführer Leo Vogt des gleichnamigen Damenmode-Filialisten berichtet über seinen pragmatischen Ansatz zur Nutzung der Elektronischen Rechnung, die den Papierprozess ergänzt.
Pranke Elektronische Rechnung

Einführung der Elektronischen Rechnung im Modehandel

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Der Ertinger Herrenmode-Einzelhändler Markus Wahl berichtet, wie er in einem Pilotprojekt dank EDI auf die elektronische Rechnung umstellte und schon heute keine einzige Lieferantenrechnung mehr in Papierform archiviert und/oder bearbeitet. Sein Erfahrungsbericht zeigt auf, welche Schritte er ging, wo er neu dachte und welche Schwierigkeiten er wie lösen konnte.

Pranke Elektronische Rechnung

Pranke Elektronische Rechnung

Warum Elektronische Rechnung über EDI?

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Wieso EDI die beste Grundlage für Elektronische Rechnungen ist…

jetzt umsteigenWer vom postalischen Versand von Papierrechnungen auf den elektronischen Versand der Abbildungen von Papierrechnungen (= PDF) umsteigt, verlagert lediglich den manuellen Bearbeitungsaufwand, zumindest auf Empfängerseite. Das ist unattraktiv. Zudem muss die Echtheitsprüfung etabliert und dokumentiert werden.

Der Einsatz von EDI-Rechnungen hingegen hat zwei signifikante Vorzüge:

  • Rechnungsversand per EDI ist per se elektronisch; die beiden Kriterien Echtheit und Herkunft der Rechnungen (INVOIC), so das Gesetz, sind unbestreitbar.
  • Die Rechnungsdaten liegen bereits in strukturierter Form vor und können in normiertem Format auf einem bereits etablierten Weg ohne Medienbruch übertragen und in die verarbeitenden Systeme ebenfalls ohne Medienbruch importiert werden. Letzteres ermöglicht einen schnellen Abgleich mit ohnehin schon digital vorhandenen Bestell- und Lieferdaten – auch hier sogar automatisiert.

einfach lösenDie Pranke-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch über EDI bietet noch mehr, um alle Bedingungen für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs zu erfüllen (außer der inhaltlichen Prüfung, die der Empfänger jedes Mal selbst vornehmen muss, sofern nicht wie oben beschrieben automatisiert):

  • Visualisierung der Rechnung durch Erzeugung eines PDF-Dokuments (im für die Langzeitarchivierbarkeit geschaffenen Format PDF/A3)
  • Einbettung der Rechnungsdaten im XML-Format gemäß dem ZUGFeRD-Profil Comfort, sodass gängige Archivsysteme die Rechnungen abholen und ohne weitere Konfiguration importieren können

Steuerprüfung relaxedKommt einmal der Finanzprüfer, findet er umgehend das INVOIC-Original mitsamt einer menschenlesbaren Fassung. Damit auch Rechnungsaussteller und -empfänger möglichst wenig vermeidbare Arbeit bei der Prüfung haben, enthält der Pranke-Service noch folgende Elemente:

  • Überprüfung der nach §14 UStG erforderlichen Rechnungsfelder auf Vorhandensein
  • Validierung der INVOIC gegen das ZUGFeRD-Profil Comfort:
    Mitteilung in einem Fehlerfall an den Service-Nutzer, um eine Korrektur der Rechnung zu veranlassen.
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Was muss ich tun, um mit Elektronischen Rechnungen anzufangen?

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Elektronische Rechnung – Checkliste und Praxistipps, um anzufangen

Da Sie eine bestehende Prozesslandschaft (EDI) nur um eine Funktion (Pranke Elektronische Rechnung) erweitern wollen, liegt die Hürde niedrig. Checken Sie Ihre Infrastruktur gegen die Anforderungen und schaffen Sie die organisatorische Voraussetzung. Unsere Checkliste berücksichtigt technische Kriterien, gesetzliche Anforderungen und gibt erste Praxistipps.

1. Themenbereich: EDI-Nutzung und INVOIC-Nachricht

  • INVOIC als EDI-Nachrichtentyp wird schon (parallel zur Papierrechnung) genutzt.Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Gerne beraten wir Sie hinsichtlich einer Hinzunahme der INVOIC in Ihre EDI-Prozesse. Praxistipp: Wenn DESADV, PRICAT usw. schon eingerichtet sind, ist es erfahrungsgemäß weniger Aufwand als gedacht: Das ERP-/Warenwirtschafts-System und die Schnittstelle müssen in der Regel nur erweitert/konfiguriert und nicht programmiert werden. Im eBiss-Konverter werden bestehende Abläufe prinzipiell mit wenig Aufwand „geklont“.
  • INVOIC im D.96A-Format werden gemäß des Pranke-WWS-Profils #17 gesendet bzw. empfangen.
    Dieses Profil (siehe Kasten rechts) deckt die Pflichtfelder des §14 Abs. 4 UStG ab.Ja: Somit ist von technischer Seite alles startklar.
    Nein bzw. unsicher? Praxistipp: Die Unterschiede zum herkömmlichen INVOIC-Profil sind minimal und primär für die Aufbereitung der Archiv-PDFs wichtig. Häufig werden die zusätzlich notwendigen Felder sowieso schon geschickt. Andernfalls sind die Anpassungen nur geringfügig. Im Profil #17 für elektronische Archivierung (siehe grauer Kasten rechts) sind die Unterschiede farblich gekennzeichnet. INVOIC-Nachrichten, die schon jetzt vom Empfänger (parallel zur Papierrechnung verarbeitet werden, erfüllen diese Voraussetzung fast immer.

2. Themenbereich: Archivierung

  • Ein DMS (Document Management System) bzw. Archivsystem zur revisionssicheren Ablage ist vorhanden.
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Praxistipp: Ist die Archivierungsfrage noch ungelöst, so sind schnell eingerichtete, kostengünstige Einstiegslösungen nur für Elektronische Rechnungen in der Cloud über einen Partner von Pranke verfügbar. Sprechen Sie uns an!
  • Dieses DMS/Archivsystem kann Nachrichten (= E-Mails) per POP3 abholen und die Anhänge (= PDF/A3-Dateien) vereinnahmen.
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Praxistipp: Der schon vorhandene eBiss-Konverter wird in diesem Fall um einen Mini-Workflow erweitert, um dort per POP3 abzuholen und die PDF/A3-Dateien anschließend in dasjenige Laufwerk/Verzeichnis zu schreiben, von dem das Archivsystem importiert.
  • Das System kann ZUGFeRD-PDF-Inhalte gemäß ZUGFeRD-Comfort-Profil einlesen (dies wird zur Archiv-Indexierung genutzt).
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Praxistipp: Benötigt das Archivierungssystem ein eigenes Index-Format, so kann der eGate-Zusatzdienst dem System die zu archivierenden Daten mit einer Indizierungsdatei im spezifischen Format bereitstellen. In diesem Fall werden EDIFACT-INVOIC (Rechnungsoriginal), PDF und Indexdatei als Mailanhang versandt. Erfahrungsgemäß ist der einmalige Entwicklungsaufwand für die Erstellung des entsprechenden Mappings auf das Archiv-Indexformat gering – fragen Sie danach!
    Mehr zum Thema finden Sie unter der Frage „Wie funktioniert die Elektronische Rechnung bei Pranke technisch?
  • Sie haben eine EDI-Vereinbarung mit Ihren Partnern geschlossen.
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein: Praxistipp: Tun Sie das! Zwar reicht schon konkludentes Handeln, indem bereits eine/die erste digital erhaltene Rechnung bezahlt wird, um die Zustimmung zum elektronischen Rechnungsaustausch vom Handelspartner eingeholt zu haben.

Aber: Lassen Sie sich lieber explizit bestätigen, dass auch Ihr Partner die Original-INVOIC-Nachrichten archiviert. Wird beim Sender nur ein PDF archiviert oder beruft man sich darauf, die Daten jederzeit nochmals aus dem ERP exportieren zu können, entspricht dies jeweils nicht dem gesetzlich geforderten Rechnungsoriginal. Ebenso ist ein Ausdruck eines PDFs oder des Bildschirminhalts der INVOIC kein Rechnungsoriginal. Ausschließlich jenes Original muss bei einer finanzamtlichen Prüfung zugänglich gemacht werden. Eine Mustervereinbarung gibt es z.B. auf der Webseite von GS1 Germany (externer Link).

3. Themenbereich: Rechnungsinhalte

Prinzipiell muss eine für den allein elektronischen Austausch vorgesehene Rechnung genau dieselben Bestandteile aufweisen wie jede andere Rechnung auch, also gemäß §14 UstG…

  1. Rechnungsdatum, Wert
  2. Tatsächlicher Lieferungszeitpunkt, Wert
  3. Art der Steuernummer des Verkäufers
  4. Artikelbezeichnung
  5. Datum, Format
  6. Dokumentenart (Freitext)
  7. Firmierung/Name des Käufers*
  8. Firmierung/Name des Verkäufers*
  9. Menge, berechnet
  10. Rechnungsnummer
  11. Rechnungssumme ohne USt.
  12. Steuerprozentsatz
  13. Währung

… sodass hier kein Handlungsbedarf bestehen sollte.

*Zulässig ist die Nutzung ausschließlich der 13-stelligen GLN, die nur an Unternehmen vergeben wird und ein solches weltweit zweifelsfrei identifiziert.

Praxistipp 1: Mittels der GLN ist die geforderte eindeutige Identifizierung des Namens und der Anschrift beider Seiten möglich, da zu jeder weltweit einmaligen GLN immer eine eindeutige Adresse nachgeschlagen werden kann. Die Eindeutigkeit der Herkunft ist dadurch gegeben.

Praxistipp 2: Achten Sie darauf, dem „Käufer“ (= Rechnungsempfänger) und der ggf. abweichenden Lieferadresse die jeweils richtigen GLNs zuzuordnen. Hieraus entstehen die meisten Nachfragen, wenn z.B. der Lieferant Filial-GLNs fälscherlichweise im Feld der Käufer/Empfänger-GLN nutzt, und so die Identifizierung des Käufers falsch wäre.