FAQs

Lassen sich PDFs komprimieren?

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Das komprimierte PDF ist zwar immer noch ein gültiges PDF, aber kein PDF/A-3 mehr. Der Kompressionsvorgang komprimiert im wesentlichen die beiden eingebettetet Font-Files (Arial-Bold und Arial) und entfernt dabei auch gleich sämtliche XMP-Metadaten. Die eingebetteten XML-Dateien bleiben erhalten. Damit ist das Ganze weder PDF/A-3 noch ZUGFeRD konform. Ein ZUGFeRD-Extraktror würde deshalb auch dieses File ablehnen, weil keinerlei Identifikation auf ZUGFeRD enthalten ist.

Nachrichten mit mehreren Rechnungen

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Sie senden z.Bsp. eine Nachricht mit multiplen UNH Segementen, also mehrerer Rechnungen.
Diese werden auf dem PER System pro UNH, also pro Rechnung abgearbeitet. D.h. sie bekommen für jede einzelne Rechnung einen Nachricht mit PDFA-3 Attachment in dem dann genau diese Rechnung visualisiert ist. Eingefügt wird die EDIFACT Nachricht, welche nur das UNH Segment beinhaltet welches für diese Rechnung relevant ist, plus das dazugehörige ZUGFeRD.xml.

Den Prozess kann man vergleichen mit dem Rechnungsdrucker im Büro:

Jede Rechnung wird einzlen gedruckt und ggfs. gesammelt an einen Empfänger couvertiert.
Diese können Sie entweder nur für sich archivieren, oder auch über den entsprechenden Service als PDFA-3 dem Rechnungsempfänger zukommen lassen.

Rechnungen an Empfänger im Ausland

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Automatischer Freitext auf Rechnungen deren postalische Rechnungsempfängeradresse nicht in Deutschland ist:

VAT reversed (reverse-charge-system)

Pranke Elektronische Rechnung

Was ist ZUGFeRD?

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Ein „einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch“, das in einer PDF/A3-Datei eingebettet die menschenlesbare Rechnung und den dazugehörigen maschinen-lesbaren Datensatz vereint. Das jedoch setzt voraus, dass der Rechnungssender ZUGFeRD-PDFs erstellen kann bzw. der Empfänger diese verarbeiten kann. Es ist gedacht für alle Anwendungsbereiche oder Branchen, in denen EDI nicht etabliert ist, z.B. Verwaltung oder Kleinstbetriebe.

In der Konsumgüter-Branche ist der Standard für den Austausch von strukturierten = maschinen-lesbaren Daten ist seit langem schon EDIFACT, das quasi von jedem „EDI-fähigen“ Handelspartner gesendet bzw. empfangen und verarbeitet werden kann.

Pranke bietet die Technologie, um ZUGFeRD in EDIFACT zu konvertieren und/oder umgekehrt aus EDIFACT-Daten das ZUGFeRD-Format zu erstellen, um alle Handelspartner zu bedienen. So ergänzt ZUGFeRD den bewährten EDI-Austausch für die Elektronische Rechnung.

 

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Pranke Elektronische Rechnung

Welche praktischen Erfahrungen gibt es schon?

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Fallstudien im Modehandel

Die vermeintlich Kleinsten zeigen eindrucksvoll, mit welchen durchaus unterschiedlichen Zielen die Elektronische Rechnung eingeführt wurde und wie es sich gelohnt hat:

Pranke Elektronische Rechnung

Pranke Elektronische Rechnung

Warum Elektronische Rechnung über EDI?

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Wieso EDI die beste Grundlage für Elektronische Rechnungen ist…

jetzt umsteigenWer vom postalischen Versand von Papierrechnungen auf den elektronischen Versand der Abbildungen von Papierrechnungen (= PDF) umsteigt, verlagert lediglich den manuellen Bearbeitungsaufwand, zumindest auf Empfängerseite. Das ist unattraktiv. Zudem muss die Echtheitsprüfung etabliert und dokumentiert werden.

Der Einsatz von EDI-Rechnungen hingegen hat zwei signifikante Vorzüge:

  • Rechnungsversand per EDI ist per se elektronisch; die beiden Kriterien Echtheit und Herkunft der Rechnungen (INVOIC), so das Gesetz, sind unbestreitbar.
  • Die Rechnungsdaten liegen bereits in strukturierter Form vor und können in normiertem Format auf einem bereits etablierten Weg ohne Medienbruch übertragen und in die verarbeitenden Systeme ebenfalls ohne Medienbruch importiert werden. Letzteres ermöglicht einen schnellen Abgleich mit ohnehin schon digital vorhandenen Bestell- und Lieferdaten – auch hier sogar automatisiert.

einfach lösenDie Pranke-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch über EDI bietet noch mehr, um alle Bedingungen für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs zu erfüllen (außer der inhaltlichen Prüfung, die der Empfänger jedes Mal selbst vornehmen muss, sofern nicht wie oben beschrieben automatisiert):

  • Visualisierung der Rechnung durch Erzeugung eines PDF-Dokuments (im für die Langzeitarchivierbarkeit geschaffenen Format PDF/A3)
  • Einbettung der Rechnungsdaten im XML-Format gemäß dem ZUGFeRD-Profil Comfort, sodass gängige Archivsysteme die Rechnungen abholen und ohne weitere Konfiguration importieren können

Steuerprüfung relaxedKommt einmal der Finanzprüfer, findet er umgehend das INVOIC-Original mitsamt einer menschenlesbaren Fassung. Damit auch Rechnungsaussteller und -empfänger möglichst wenig vermeidbare Arbeit bei der Prüfung haben, enthält der Pranke-Service noch folgende Elemente:

  • Überprüfung der nach §14 UStG erforderlichen Rechnungsfelder auf Vorhandensein
  • Validierung der INVOIC gegen das ZUGFeRD-Profil Comfort:
    Mitteilung in einem Fehlerfall an den Service-Nutzer, um eine Korrektur der Rechnung zu veranlassen.
Pranke Elektronische Rechnung

Was muss ich tun, um mit Elektronischen Rechnungen anzufangen?

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Elektronische Rechnung – Checkliste und Praxistipps, um anzufangen

Da Sie eine bestehende Prozesslandschaft (EDI) nur um eine Funktion (Pranke Elektronische Rechnung) erweitern wollen, liegt die Hürde niedrig. Checken Sie Ihre Infrastruktur gegen die Anforderungen und schaffen Sie die organisatorische Voraussetzung. Unsere Checkliste berücksichtigt technische Kriterien, gesetzliche Anforderungen und gibt erste Praxistipps.

1. Themenbereich: EDI-Nutzung und INVOIC-Nachricht

  • INVOIC als EDI-Nachrichtentyp wird schon (parallel zur Papierrechnung) genutzt.Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Gerne beraten wir Sie hinsichtlich einer Hinzunahme der INVOIC in Ihre EDI-Prozesse. Praxistipp: Wenn DESADV, PRICAT usw. schon eingerichtet sind, ist es erfahrungsgemäß weniger Aufwand als gedacht: Das ERP-/Warenwirtschafts-System und die Schnittstelle müssen in der Regel nur erweitert/konfiguriert und nicht programmiert werden. Im eBiss-Konverter werden bestehende Abläufe prinzipiell mit wenig Aufwand „geklont“.
  • INVOIC im D.96A-Format werden gemäß des Pranke-WWS-Profils #17 gesendet bzw. empfangen.
    Dieses Profil (siehe Kasten rechts) deckt die Pflichtfelder des §14 Abs. 4 UStG ab.Ja: Somit ist von technischer Seite alles startklar.
    Nein bzw. unsicher? Praxistipp: Die Unterschiede zum herkömmlichen INVOIC-Profil sind minimal und primär für die Aufbereitung der Archiv-PDFs wichtig. Häufig werden die zusätzlich notwendigen Felder sowieso schon geschickt. Andernfalls sind die Anpassungen nur geringfügig. Im Profil #17 für elektronische Archivierung (siehe grauer Kasten rechts) sind die Unterschiede farblich gekennzeichnet. INVOIC-Nachrichten, die schon jetzt vom Empfänger (parallel zur Papierrechnung verarbeitet werden, erfüllen diese Voraussetzung fast immer.

2. Themenbereich: Archivierung

  • Ein DMS (Document Management System) bzw. Archivsystem zur revisionssicheren Ablage ist vorhanden.
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Praxistipp: Ist die Archivierungsfrage noch ungelöst, so sind schnell eingerichtete, kostengünstige Einstiegslösungen nur für Elektronische Rechnungen in der Cloud über einen Partner von Pranke verfügbar. Sprechen Sie uns an!
  • Dieses DMS/Archivsystem kann Nachrichten (= E-Mails) per POP3 abholen und die Anhänge (= PDF/A3-Dateien) vereinnahmen.
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Praxistipp: Der schon vorhandene eBiss-Konverter wird in diesem Fall um einen Mini-Workflow erweitert, um dort per POP3 abzuholen und die PDF/A3-Dateien anschließend in dasjenige Laufwerk/Verzeichnis zu schreiben, von dem das Archivsystem importiert.
  • Das System kann ZUGFeRD-PDF-Inhalte gemäß ZUGFeRD-Comfort-Profil einlesen (dies wird zur Archiv-Indexierung genutzt).
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein? Praxistipp: Benötigt das Archivierungssystem ein eigenes Index-Format, so kann der eGate-Zusatzdienst dem System die zu archivierenden Daten mit einer Indizierungsdatei im spezifischen Format bereitstellen. In diesem Fall werden EDIFACT-INVOIC (Rechnungsoriginal), PDF und Indexdatei als Mailanhang versandt. Erfahrungsgemäß ist der einmalige Entwicklungsaufwand für die Erstellung des entsprechenden Mappings auf das Archiv-Indexformat gering – fragen Sie danach!
    Mehr zum Thema finden Sie unter der Frage „Wie funktioniert die Elektronische Rechnung bei Pranke technisch?
  • Sie haben eine EDI-Vereinbarung mit Ihren Partnern geschlossen.
    Ja: Prima, weiter zum nächsten Punkt.
    Nein: Praxistipp: Tun Sie das! Zwar reicht schon konkludentes Handeln, indem bereits eine/die erste digital erhaltene Rechnung bezahlt wird, um die Zustimmung zum elektronischen Rechnungsaustausch vom Handelspartner eingeholt zu haben.

Aber: Lassen Sie sich lieber explizit bestätigen, dass auch Ihr Partner die Original-INVOIC-Nachrichten archiviert. Wird beim Sender nur ein PDF archiviert oder beruft man sich darauf, die Daten jederzeit nochmals aus dem ERP exportieren zu können, entspricht dies jeweils nicht dem gesetzlich geforderten Rechnungsoriginal. Ebenso ist ein Ausdruck eines PDFs oder des Bildschirminhalts der INVOIC kein Rechnungsoriginal. Ausschließlich jenes Original muss bei einer finanzamtlichen Prüfung zugänglich gemacht werden. Eine Mustervereinbarung gibt es z.B. auf der Webseite von GS1 Germany (externer Link).

3. Themenbereich: Rechnungsinhalte

Prinzipiell muss eine für den allein elektronischen Austausch vorgesehene Rechnung genau dieselben Bestandteile aufweisen wie jede andere Rechnung auch, also gemäß §14 UstG…

  1. Rechnungsdatum, Wert
  2. Tatsächlicher Lieferungszeitpunkt, Wert
  3. Art der Steuernummer des Verkäufers
  4. Artikelbezeichnung
  5. Datum, Format
  6. Dokumentenart (Freitext)
  7. Firmierung/Name des Käufers*
  8. Firmierung/Name des Verkäufers*
  9. Menge, berechnet
  10. Rechnungsnummer
  11. Rechnungssumme ohne USt.
  12. Steuerprozentsatz
  13. Währung

… sodass hier kein Handlungsbedarf bestehen sollte.

*Zulässig ist die Nutzung ausschließlich der 13-stelligen GLN, die nur an Unternehmen vergeben wird und ein solches weltweit zweifelsfrei identifiziert.

Praxistipp 1: Mittels der GLN ist die geforderte eindeutige Identifizierung des Namens und der Anschrift beider Seiten möglich, da zu jeder weltweit einmaligen GLN immer eine eindeutige Adresse nachgeschlagen werden kann. Die Eindeutigkeit der Herkunft ist dadurch gegeben.

Praxistipp 2: Achten Sie darauf, dem „Käufer“ (= Rechnungsempfänger) und der ggf. abweichenden Lieferadresse die jeweils richtigen GLNs zuzuordnen. Hieraus entstehen die meisten Nachfragen, wenn z.B. der Lieferant Filial-GLNs fälscherlichweise im Feld der Käufer/Empfänger-GLN nutzt, und so die Identifizierung des Käufers falsch wäre.

Pranke Elektronische Rechnung

Was kostet die Elektronische Rechnung?

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Preismodell für elektronische Rechnung

Der Einstieg in bzw. Umstieg auf die Pranke Elektronische Rechnung ist eine überschaubare Investition, mit geringen laufenden Kosten. Auf der Habenseite stehen konkrete, messbare Einsparungen an Zeit bzw. ein organisatorischer, stets individueller Gewinn z.B. an Transparenz und Geschwindigkeit.

Das Preismodell entspricht einem transparenten, volumenbasierten Preismodell basierend auf unserem eGate-Dienst. Folglich unabhängig von der Anzahl der Rechnungen oder der Kommunikationspartner und mit Monatsgebühren verlässlich budgetierbar.

Die geringe monatliche Gebühr für das Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“ beinhaltet:

  • die Aufbereitung des INVOIC-Originals als PDF,
  • eine inhaltliche Überprüfung der UStG-Pflichtfelder sowie
  • eine komplette Validierung auf das ZUGFeRD-Comfort-Profil.

Das monatliche eGate-Gesamt-Transfervolumen errechnet sich somit künftig als Summe aus „normalem“ (=bisherigem) EDI-Traffic und dem hinzugekommen Traffic aus Archivnachrichten. (Siehe auch „Wie funktioniert es technisch?“)

Einmalige und monatliche Kosten von … bis

Fall A: Im günstigsten (und sehr häufigen!) Fall ist bereits eine Archivsoftware vorhanden, und es werden schon über eGate EDI-INVOIC-Nachrichten ausgetauscht bzw. für letzteres ist zumindest alles vorbereitet. Dann benötigen Sie nur das eGate-Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“:

FALL B: Mitunter werden zwar grundsätzlich EDI-Nachrichten ausgetauscht, aber noch keine EDI-Rechnungen (INVOIC). Dann können erforderlich werden:

  • die Einrichtung der Datenschnittstelle für Export von Rechnungsdaten aus dem ERP bzw. Import in die Warenwirtschaft durch den jeweiligen Anbieter
  • die Einrichtung von Mappings durch Pranke oder durch Sie selbst im eBiss-Konverter.

FALL C: Im aufwändigsten Fall braucht man noch eine Möglichkeit zur Archivierung. Pranke hat Erfahrungen mit diesen zwei Alternativen:

  • Kauf einer Standard-Archivsoftware, die ZUGFeRD-PDF/A3-Rechnungen importieren kann (bzw. lediglich des Archivmoduls bei größeren DMS/Archivsystemen)
  • Miete einer Archiv-Cloud-Lösung, um schnell und günstig anzufangen und evtl. später auf eine eigene Standardsoftware umzusteigen.

Archivsoftware: Kaufen oder mieten

Eine Archiv- bzw. DMS-Software kann im Unternehmen für unterschiedlichste Zwecke genutzt werden: Archivieren von E-Mails, Bestellungen, jeglichen anderen Dokumenten oder eben Rechnungen. Nach diesem Funktionsumfang richten sich die Preise.

Idealerweise ist es bei einer Erstinvestition möglich, modular z.B. mit einer Rechnungsarchiv-Komponente einzusteigen und später andere Bereiche oder weitere User hinzuzunehmen. So wird der Einstieg günstig.

Eine Alternative stellen Online-Archive als Cloud-Lösung dar. Diese sind für einen Einstieg sogar ohne eigene Hardware gedacht und liegen meist bei zweistelligen monatlichen Beträgen. Bei einem späteren Umstieg auf eigene Software lassen sich Daten exportieren und umziehen.

Als weitere Möglichkeit können Nutzer von Datev-Online dort die PDF-Rechnungen importieren, archivieren und auch je nach internem Rechnungsprozess gleich für die Zahlungsanweisung nutzen.

Preisübersicht für das eGate-Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“

  • 15,-€/Monat

    Quartalsweise Abrechnung für PDF-Aufbereitung und Validierung.

  • 100,- € einmalig

    eGate-Archivbox Einrichtungsgebühr (zusätzliche eGate-Postfach).

  • 300,- € einmalig

    Archivsystem Anbindung Einrichtungsgebühr. Erweist sich die Anbindung eines Archivsystems als komplexer als im üblichen Fall (für den 3 Stunden kalkuliert sind), kann eine zusätzliche Vergütung nach Aufwand fällig werden.

Basis-Voraussetzung für die Nutzung der Zusatzleistung „Elektronische Rechnung“ ist ein gültiger eGate-Vertrag mit einem monatlichen Datenübertragungsvolumen von mindestens 100MB. (Evtl. ist ein Upgrade auf diesen Tarif nötig.)

Download “PER Preise” pranke_elektronische_rechnung_preisblatt_egate_zusatz.pdf – 239 KB

Rechenbeispiel

Ein eGate-Account mit 100MB Übertragungsvolumen wird zu 60% von „normalem“ EDI-Traffic genutzt (PRICAT, DESADV, SLSRPT etc.). Somit stehen noch 40MB für PDF-Rechnungs-Volumen an das Archivsystem zur Verfügung. Eine solche ZUGFeRD-PDF-Rechnung ist durchschnittlich 180-200kb groß: In 1MB Volumen passen mindestens fünf Rechnungen.
In diesem Beispiel kann also das bestehende eGate-Volumen für mind. 200 Rechnungen pro Monat genutzt werden, es fällt lediglich die Gebühr von 15€ für die Zusatzleistung an. Mit einem Upgrade auf den 250MB-Tarif (40€/Monat mehr) stünden 150MB zustätzlich zur Verfügung: Bei ungefähr gleichbleibendem EDI-Traffic entspricht das ca. 750-800 PDF-Rechnungen monatlich, bzw. ca. 7 Cent pro Rechnung.

PER inbound INVOIC

Wie funktioniert die Elektronische Rechnung für Rechnungsempfänger?

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So spielen etablierte Systeme, Technologien und Formate zusammen…

Schematischer Ablauf der Elektronischen Rechnung für Rechnungsempfänger

DOWNLOAD des Schemas als PDF (230kb)

PER outbound INVOIC

Wie funktioniert die Elektronische Rechnung für Rechnungssteller?

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So spielen etablierte Systeme, Technologien und Formate zusammen…

Schematischer Ablauf der Elektronischen Rechnung für Rechnungssteller

DOWNLOAD des Schemas als PDF (230kb)